Holistiska IT-projekt för att maximera lönsamheten

Utbildning i IT-systemens funktioner är av stor betydelse för att företag ska kunna arbeta effektivt och ändamålsenligt. Men när IT-system införs får fokus inte bara ligga på dess funktionalitet. Det är lika viktigt att koppla IT-projektet till genomförandet av företagsstrategin.

För att IT-systemen ska bli så effektiva som möjligt måste användarna förstå hur deras arbete bidrar till genomförandet av företagsstrategin. IT-systemen bör inte bara ses som ett verktyg för deras arbete, utan också som ett verktyg för att stödja företagets strategiska mål.

Om ett företag till exempel har en strategi för att skilja sig från konkurrenterna genom kvalitet och snabbhet bör alla avdelningar och anställda förstå hur deras dagliga arbete kan bidra till genomförandet av denna strategi. När det gäller försäljnings- och serviceavdelningar kan detta innebära att en snabb svarstid i kommunikationen med kunderna har högsta prioritet.

För att uppnå denna strategi måste IT-system, t.ex. ett CRM-system (Customer Relationship Management), omedelbart kunna tillhandahålla all relevant information om typiska och vanliga kundförfrågningar. Detta kommer att påskynda svaren på kundförfrågningar och öka kundnöjdheten.

Dessutom kan IT-system som ett CRM-system också hjälpa företaget att få bättre insikter om kundernas behov och preferenser. Genom att analysera kunddata kan företagen bättre förstå vilka produkter och tjänster som kunderna föredrar och vilka problem de har. Som ett resultat av detta kan produkter och tjänster anpassas i enlighet med kundernas behov.

Ett annat exempel är frågan om datakvalitet som används i dessa system. Det är inte ovanligt att företag kämpar med dålig datakvalitet. Detta påverkar deras förmåga att uppnå sina mål. När en ny produkt införs, planeras därför ofta en förbättring av datakvaliteten i samband med övergången. I regel är detta initialt kostsamt och i princip värdelöst utan kontinuerliga insatser.

Att förbättra datakvaliteten är alltså ett projekt som ofta kräver mycket arbete, men som bara är meningsfullt om du är tydlig med vilka mål du strävar efter. Om ett företag till exempel vill erbjuda sina kunder mycket relevant innehåll via marknadsföring behöver det fullständiga uppgifter om kundernas rollbeskrivning och krav i CRM-systemet. Först då kan företaget se till att kunderna får rätt innehåll som är skräddarsytt för deras specifika behov.

Det är också viktigt att förstå varför man strävar efter vissa mål. Om, som i vårt exempel, ett företags strategi är att positionera sig som en högkvalitativ leverantör, kan ett erbjudande av mycket relevant innehåll till kunderna hjälpa företaget att uppfattas som en expert inom sin bransch. Om kunderna känner att företaget bryr sig om deras behov och krav är det troligare att de förblir lojala mot företaget på lång sikt.

Ett annat exempel är användningen av automatiseringsverktyg för att nå målet: snabbhet. Dessa verktyg är bara effektiva om de uppgifter som behövs är fullständiga och aktuella. Om ett företag till exempel använder ett automatiserat marknadsföringsverktyg för att planera och genomföra marknadsföringskampanjer behöver det fullständiga kundkontaktuppgifter för att se till att alla relevanta kunder nås.

För att säkerställa att datakvaliteten är hög måste företagen utveckla tydliga riktlinjer och förfaranden för insamling, granskning och uppdatering av data. Dessutom bör företagen se till att deras IT-system kan övervaka uppgifternas kvalitet och korrigera dem vid behov. Det är också viktigt att regelbundet se över uppgifterna för att se till att de förblir fullständiga och aktuella.

Företagen bör se till att de anställda förstår företagets mål och behöver använda rätt verktyg och system för att uppnå dem. Det är först då som de gjorda investeringarna kan generera de förväntade affärsvinsterna.