Digitalisering, ERP

Ett skalbart affärssystem – hur fungerar det och varför är det viktigt?

Frida Engberg03/07/2024

Skalbarhet är något som du säkert har hört talas om som en stor fördel med moderna ERP-system. Men vad innebär egentligen skalbarhet och varför är det något alla företag är ute efter? I det här inlägget tar vi en närmare titt på skalbarhet genom att lista de fem främsta områden där skalbarhet är viktigt att satsa på 2020.

Vad är skalbarhet?

Först och främst bör vi definiera skalbarhet så att vi vet att vi pratar om samma sak. Uttrycket används nämligen i flera olika branscher och betyder ibland olika saker. När vi talar om ERP-system avser vi systemets funktionalitet, infrastruktur och integrationsmöjligheter. Går det till exempel att öka antalet användare som har behörighet i systemet utan att behöva vänta i flera dagar på att en tekniker ska göra det? Hur svårt är det att lägga till en eller flera extra funktioner vid behov? Det finns även andra frågor, som har med skalbarhet att göra, som är viktiga när man väljer ERP-system, till exempel om systemet kan anpassas efter behov under olika årstider om ditt företag har mer att göra under vinterhalvåret än under sommarmånaderna.

Skalbarhet handlar inte bara om att kunna uppgradera system och processer i takt med att ditt företag växer. Att investera i ett affärssystem kräver eftertanke. Hur vet vi egentligen att vi kommer behöva alla de funktioner som vi investerar i  dag om 3, 6 eller 12 månader? Traditionellt sett har man fått det som man har köpt när man investerat i ett affärssystem. Detta har lett till att själva köpet av affärssystemet blir en stor risk, ofta på grund av att man på förhand inte helt kan sia om vad företaget kommer att behöva när verksamheten växer och utvecklas. Moderna affärslösningar låter dig därför både upp- och nedgradera funktionalitet via molnet, utan att det krävs några dyra installationer eller konfigurationer.

Fyra områden som förbättras tack vare skalbarhet

För att sammanfatta det som vi har tagit upp hittills: skalbarhet handlar om systemets anpassningsbarhet och skalbarhet handlar både om att kunna upp- och nedgradera efter behov. Här nedan listar vi de fem främsta fördelarna med skalbarhet i moderna affärslösningar:

1. Data och transaktioner

Pålitlig prestanda och användbar data är a och o i många branscher. När företag köper in ett ERP-system väljer de ofta paket med olika begränsningar. Om lösningen köps i form av en lokal produkt blir det ofta problem när företaget förr eller senare måste uppgradera sina databaser. Alternativt märker företaget efter ett tag att de inte använder ens en bråkdel av den data som de betalar för.

Skalbarhet i detta avseende handlarom att företag via moderna ERP-lösningar kan upp- och nedgradera det behov som de behöver. Det leder i sin tur till att kostnaderna för data och transaktioner hamnar i linje med vad företaget behöver, vilket innebär att ni varken betalar för mer än vad ni använder eller måste avstanna i tillväxt på grund av ett affärssystem som inte hänger med er utveckling.

2. Plattform

I dagsläget ser våra arbetssätt helt annorlunda ut mot vad de gjorde för bara 10 år sedan. De affärslösningar som skapades då utvecklades med dessa arbetssätt i åtanke, och av den anledningen består de framförallt av lösningar för stationära datorer i en sammanhängande kontorsmiljö. Du som läser detta är väl medveten om att vi i dag är betydligt mer agila när vi arbetar. Även om vi satt och arbetade när vi var på resande fot för 10 år sedan med, var det inte lika säkert att vi kunde ta med oss alla de verktyg som vi hade på kontoret.

Skalbarhet i detta avseende handlar om att skapa flexibilitet i hur affärssystemet används. Kanske behöver ni i dagsläget bara stöd för era Mac-datorer men vad händer ifall detta förändras om ett år? Kanske behöver ni även ha integrationer för Android-enheter eller för Windows-datorer? Med lokala affärssystem har det traditionellt sett varit krångligt att lösa den problematiken utan hjälp av dyra uppgraderingar och installationer. Moderna affärslösningar klarar av att enkelt skala upp och ner, även när det gäller de plattformar som ni använder för att arbeta.

3. Användare

Som vi tidigare har varit inne på handlar skalbarhet om att se till att ert företag har utrymme nog att växa, men även möjlighet att krympa vid behov. När ni köper ett affärssystem köper ni även licenser för antalet användare som får använda affärssystemet.  Det är också viktigt att ha nödvändiga verktyg för att skapa behörigheter och roller i affärssystemet för att säkerställa att rätt person har tillgång till rätt uppgifter.

Skalbarhet i detta avseende handlar om att göra det enklare för företaget att anställa utan att det blir problem med affärssystemet. Genom att göra den processen så enkel som möjligt blir det färre administrativa hinder för er verksamhet, vilket i sin tur leder till att ni på ett bättre sätt kan fokusera på det som gör er framgångsrika.

4. Funktionalitet

I takt med att ert företag växer kommer behoven för olika funktioner i det affärssystem som ni väljer att förändras. Ett nystartat företag som bara precis har börjat sälja sina varor behöver kanske inte ett avancerat supportverktyg, men när företaget börjar sälja allt mer kommer även antalet förfrågningar från kunderna att öka, vilket innebär att företaget måste skaffa en lösning för att hantera den ökande efterfrågan.

Skalbarhet i detta avseende handlar om hur funktionaliteten kan utökas efter behov. Exempelvis behöver ett företag med ett fåtal anställda inte särskilt många olika behörigheter medan det är väldigt viktigt för företag med över 100 anställda och flera olika avdelningar att kunna ställa in olika behörigheter för olika typer av personal. Andra typer av funktionalitet som analysverktyg, arbetsflöden, produktivitetsverktyg och så vidare kan ofta köpas till som en App, vilket innebär att det inte krävs några tekniska åtaganden för att förbättra affärssystemet

Gör det rätt från början – satsa på skalbarhet

Det är betydligt mer kostnadseffektivt att göra rätt från början istället för att riskera att hamna i en situation där den lokala affärslösningen inte kan skalas upp eller ner. Därför rekommenderar vi att ni satsar på ett skalbart affärssystem som klarar av att anpassa sig efter företagets utveckling. Hör av er till oss så pratar vi mer om vad ni ska tänka på när ni väljer ett ERP-system som passar er verksamhet!

Har du frågor? Hör av dig till mig:

Frida Engberg

Dela