Digitalisering, ERP
Implementering av ett ERP-system - snabbguide i 5 steg
10/12/2021
Du som läser det här inlägget har kanske redan tagit del av fördelarna med att implementera ett modernt ERP-system på ditt företag. Företagets behov av att effektivisera sina processer; uppnå full synlighet genom verksamheten; förbättra kundnöjdheten; öka säkerheten och reducera IT-kostnader kan mötas med hjälp av en komplett affärslösning. Frågan är då: hur går egentligen implementeringen av ett ERP-system till? Här nedanför visar vi i fem steg hur ett företag kan gå från beslut till implementering.
Steg 1: Skapa en arbetsgrupp
En av de främsta fördelarna med ett ERP-system är att det får alla delar av verksamheten att arbeta tillsammans. All viktig information om verksamhetens processer samlas på ett och samma ställe. Det innebär att det blir betydligt lättare för exempelvis marknadsföringsavdelningen att ta del av säljdata när de skapar sina kampanjer. För att ERP-systemet ska implementeras på ett bra sätt är det därför viktigt att ni skapar en arbetsgrupp med medlemmar från företagets olika avdelningar. Alla avdelningar har sina specifika behov och utmaningar, och genom att involvera samtliga avdelningar i projektet ökar sannolikheten att implementeringen blir framgångsrik.
Steg 2: Utvärdera era utmaningar, behov och mål
För att implementeringen ska bli framgångsrik måste den leda till handfasta resultat och för att ni ska kunna få handfasta resultat måste ni veta vad det är ni vill försöka lösa med ett ERP-system. Alla företags utmaningar ser olika ut, men det kan till exempel ha att göra med kundnöjdhet, processeffektivitet, säljsiffror etcetera. Sammanställ era utmaningar, behov och mål och följ sedan upp dessa efter implementeringen. De utmaningar som inte har lösts av implementeringen kan ni sedan arbeta vidare med. Kanske är det något i implementeringen som kan förbättras?
Steg 3: Katalogisera er data
En tungt vägande anledning till varför många företag väljer att implementera ett modernt ERP-system är att de behöver få en bättre överblick över sin data. Innan ni migrerar er data till ett nytt system är det viktigt att ni får full kontroll på vad det är ni faktiskt sitter inne på; vad det är som är föråldrat; vad det är som måste rensas bort och vad det är som måste behållas. Det ger även en chans att skapa ett mer förfinat system. Många företags datasamlingar är fyllda med inkonsekventa inmatningar, exempelvis kanske en och samma kund är inskriven på flera sätt. Om vi till exempel säger att ett företag har Sankt Peterskyrkan som kund, kan det hända att kyrkan är benämnd på flera olika sätt i systemet (St. Peterskyrkan, Peterskyrkan, Saint Peterskyrkan och så vidare), vilket gör det svårt att skapa rapporter och analyser för kunden.
Steg 4: Förbered era anställda – glöm inte den mänskliga faktorn
En förändring är alltid en utmaning, framförallt för de anställda som har varit med företag under lång tid. Det är helt enkelt mänskligt att hålla fast vid de rutiner som man har haft under en längre tid, även om nya rutiner visar sig göra jobbet roligare, mer effektivt och enklare. Det har visat sig att majoriteten av alla ERP-implementeringar stöter på problem och det har ofta att göra med att de anställda inte har utbildats ordentligt i det nya systemet. Se därför till att ni spenderar tid och tilldelar resurser för utbildningen i det nya systemet. Om det inte används på rätt sätt blir implementeringen sällan lyckad.
Steg 5: Implementera och följ sedan upp kontinuerligt
Själva implementeringen sker med fördel av en erfaren partner. Se därför till att du väljer en samarbetspartner som följer med genom hela implementeringen, då det oundvikligen kommer att dyka upp frågor längs med vägen. När implementeringen är klar börjar nästa del av resan, nämligen att samla in feedback från de anställda, genomföra förbättringar och vidareutbilda. För att implementeringen ska bli lyckad långsiktigt är det viktigt att företaget ser sitt affärssystem som en viktig del av verksamheten. Den arbetsgrupp som vi tidigare pratade om bör därför fortsätta att vara aktiv, samla in feedback från sina avdelningar och under ett regelbundet möte gå igenom hur arbetet med affärssystemet går.
