Digitalisering, ERP
Information och dokumenthantering
11/06/2020
Hur hanterar ni er information och dokument på ert företag?
Har ni digitaliserat era dokument och slutat skriva ut dem på papper?
En studie visar att användare spenderar mellan 20 – 40% av sin tid att leta rätt på dokument manuellt.
För ett 10-tal år sedan besökte jag ett företag där man hade som krav att man alltid skulle skriva ut två fakturakopior. Varför det undrade jag? Jo, en faktura sattes in i bokstavsordning efter kundens namn i en pärm och den andra kopian sattes in i en annan pärm i nummerordning. Ordning och reda och ekonomiavdelningen kunde snabbt ta fram en fakturakopia från pärmväggen. Dessutom fanns det i källaren ett gäng pärmar från de senaste tio åren som tog en massa plats.
Jag förklarade för företaget att man enkelt kunde söka fram fakturor i det nya affärssystemet, på valfri befintlig Information. Jag fick till svar att det kunde man ju inte lita på och om hen inte var på plats hur skulle det då fungera?
Genom åren har jag jobbat med ett flertal olika antal lösningar för att arkivera dokument. Kopierat ut dem på en CD, sparat på intranät, gemensam filserver och olika molntjänster, och idag jobbar vi med Microsoft SharePoint och Teams.
Det är inte bara affärssystemets dokument som behöver sparas, utan även inkommande dokument som mejl, avtal, produktblad, instruktioner och mycket mer som man lätt måste kunna hitta och få tillgång till.
Några av de erfarenheter jag samlat på mig genom åren och vill dela med mig utav är:
1. Dela information
Information ska vara lättillgänglig för den som behöver den. En säljare kan till exempel ha informationen i ett CRM system och kunder kan se sina fakturor i en e-handels kundportal, men för generell dokumenthantering rekommenderar jag ett centralt dokumentsystem som SharePoint. Där kan man lagra alla typer av dokument och tilldela rätt behörighet till respektive användare och dokument. Det är dessutom möjligt att hantera versioner av samma dokument.
Säkerställ att information inte lagras lokalt eller i ett flertal olika system och se också till att informationen i högsta möjliga mån sparas automatiskt och inte kräver manuellt arbete.
2. Sökbart
Med tiden ökar mängden dokument och det kan bli allt svårare att hitta information. Många letar sig fortfarande fram i katalogstrukturer för att komma till rätt dokument. Genom att metadata tagga dokument i SharePoint kan man märka alla dokument med relevant sökinformation. En faktura kan vara taggad på Kundnummer, Kundnamn, Datum, Fakturanummer osv. Sökfunktionen blir då mer precis och visar relevant resultat. Nya algoritmer hjälper dessutom sökfunktionerna att hitta rätt information baserad på användarens behov.
3. Strategi
Som företagare behöver man skaffa sig en strategi i hur man hanterar olika informationsflöden och dokument. Börja med att gå igenom vilka informationsflöden ni har på företaget och vilken information ni hanterar. Skaffa er en tydlig bild av vart ni sparar olika typer av dokument.
Hur hanterar ni mejl, mötesanteckningar, etc? Skaffa er informationspolicy för hur ni dokumenterar så att era medarbetare enkelt kan se vilken information som finns vart.
Tänk på att inte kopiera eller mejla versioner av samma dokument, utan skicka en länk till ett gemensamt dokument.
För olika dokumentbibliotek se till att det finns en ansvarig som håller ordning, så att de alltid är aktuell information. Skapa inte en digital skräpkorg med irrelevant information.
4. Mappa strukturerad information med dokument
Affärssystemet innehåller strukturerad information kring era kunder, leverantörer, artiklar, etc. Till exempel artikeln har information om Leverantör, Leverantörens Artikelnummer, Ledtider, etc, men det kan finns dokument kring artikeln i form av ritningar, dokumentblad och produktinformation som man vill kunna koppla ihop med informationen i affärssystemet.
Med COSMO CONSULTs lösning COSMO Document Management System kan du enkelt dra och droppa dokument i affärssystemet och automatiskt lagra dessa på SharePoint samt metadata tagga dessa. Dessutom kan vi skapa och lagra dokument som affärssystemet genererar.
Hör av er till oss om ni vill veta mer om hur er verksamhet kan arbeta på ett mer effektivt sätt, och ifall ert företag är redo för en modern ERP-lösning!
Per Bay,
Product Lead
Taggar
