Data och analyser, Digitalisering, ERP
Varför ska ekonomiavdelningen ersätta manuella processer med automatiserade processer?
20/10/2019
Alla avdelningar har sitt fokusområde; säljavdelningen vill skapa nya affärer, marknadsföringsavdelningen vill nå ut med varumärket, HR vill se till så att samtliga anställda är nöjda med sitt arbete och ekonomiavdelningen gör sitt yttersta för att alla monetära transaktioner registreras korrekt.
Men hur arbetar avdelningarna för att nå sina mål? Svaret är enkelt: processer. Nästan allt en avdelning gör följer formulerade arbetsflöden och det är inte sällan som dessa arbetsflöden består av repetitiva processer. Det sägs att 30% av företagsadministration kommer vara automatiserad vid 2022, men än så länge består företagsprocesser till stor del av manuella processer.
Vissa avdelningar jobbar mer eller mindre med mjuka värden och vissa avdelningar är svårare att automatisera än andra. Den entusiastiske säljaren kommer antagligen att argumentera om att entusiasm och relationer är svåra att automatisera. Lika enkelt är det inte att argumentera för de många processer som dagligen genomförs på ekonomiavdelningen. Processer som att hantera köpförfrågningar, godkännande av fakturor, reseersättningar med mera.
Samtidigt är det viktigt att man anammar automatisering med viss försiktighet. Det är inte alla processer som bör, eller som ens kan, automatiseras. Innan ni börjar fatta beslut gällande vilka processer som ska automatiseras bör du ha en klar strategi. Här är ett par frågor som ni kan ställa er själva för att få en bättre uppfattning om var ni ska börja.
Vilka områden tjänar ni mest på att automatisera?
Via medarbetarundersökningar har ni förhoppningsvis samlat in data angående era anställdas problem med olika processer. Exempelvis kanske era anställda ofta klagar på att reseersättningar tar för lång tid att administrera. För att frigöra tid för er ekonomiavdelning kan den här processen automatiseras och inte längre kräva manuellt godkännande utöver stickprovskontroller eller andra typer av kontroller som ni själva kan ange. Det viktigaste är hursomhelst att ni har just era behov i åtanke när ni beslutar om hur ni ska automatisera era processer.
Klarar nuvarande IT-resurser av att automatiseras?
Glöm inte att nya teknologiska processer, så som automatiserade processer och flöden, ställer nya krav på er IT-avdelning. Prata med teknikchefen om implementeringen och se till att IT-avdelningen är utrustade med de verktyg de behöver för att klara av det nya arbetssättet.
Hur ser ROI:n ut på automatiserade processer?
Det ni tjänar på automatiserade processer märks framförallt långsiktigt. Det som kan kännas som en kostsam och mödosam förändring i dagsläget kommer att löna sig både ekonomiskt och i form av HR-relaterade värden då era anställda blir mer nöjda när de inte längre behöver ägna sig lika mycket åt repetitivt arbete. En sak som inte nämns så ofta när man pratar om automatisering är att det även är ett sätt att eliminera risker. Automatiserade processer begår helt enkelt färre fel än människor på lång sikt.
Vilka är de viktigaste processerna som ni tjänar mest på att automatisera?
- Budgetgodkännande: Skapa mallar till formulär, definiera arbetsflödet och håll koll på budgetens framåtskridande. Fördelar är ökad kontroll, bättre transparens, färre fel och bättre integrering.
- Kapitalutgifter: Få godkännande och finansiering automatiskt. Det säkerställer ett mer effektivt system som integrerar samtliga standarder utan behov av manuella genomgångar.
- Reseersättningar: Godkänn och gör utbetalningar snabbt för korrekta reserapporter. Samma regler gäller då för alla, det blir enklare efterlevnad, snabbare bearbetning och enklare att skapa rapporter för att analysera trender.
- Tidrapporter: Godkänn tidrapporter automatiskt och låt anställda använda förifyllda formulär. Fördelarna med det här är en enklare granskning och snabbare utbetalningar.
Efter att ha automatiserat de här processerna kommer ni både snabbt och långsiktigt att uppleva fördelarna med automatisering, och slippa en hel del risker som relaterar till manuella processer.
Fördelar med automatiserade processer på ekonomiavdelningen
1. Ditt team kommer tacka dig
Automatisering av manuella uppgifter frigör tid som hellre bör läggas på annat. Utöver de uppenbara fördelarna med effektivitet och produktivitet innebär det även att dina anställda slipper de tråkiga uppgifter som annars tar upp en allt för stor del av deras arbetstid. Den tiden kan istället läggas på saker som faktiskt genererar värde åt företaget och dina anställda blir mer nöjda och lojala mot företaget.
2. Dina samarbetspartners kommer att tacka dig
När era rapporter, budgetar och leveranser ökar i kvalitet blir era kunder och samarbetspartners mer nöjda och ni framstår som mer professionella. Dessutom innebär det att ni på ett helt annat sätt kan ha ett självförtroende inför era processer, vilket ökar sannolikheten för tillväxt.
3. Framgång föder framgång
När ni automatiserar processer kan ni även förbättras inom andra områden, som inte sällan leder till förbättringar inom ytterligare områden. Ni skiftar fokus och kan lägga mer tid på strategisk planering och innovation samt möjliggör övergripande strukturella förbättringar.
4. Riskhantering
Under tidigt 2000-tal förknippades automatisering ofta med risker. Man pratade om riskerna med att låta intelligensbefriade maskiner sköta det som vi människor sköter betydligt bättre. I dag låter det helt omvänt. riskerna ligger nu i att inte automatisera. En fördel med att automatisera är att ni eliminerar risker i och med att ni minskar mänskliga fel. Exempelvis blir datahanteringen mer korrekt, misstagen vid löneutbetalningar minimeras och lagerhanteringen blir fläckfri.
Det smarta valet är att genomföra automatiseringsrelaterade förbättringar så snart som möjligt. 2020 är snart här och fördelarna med automatisering kommer inte vara en konkurrensfördel för alltid, inom kort är det ett måste för alla företag.
Taggar
