Vikten av att hålla affärssystem uppdaterade

Affärs- eller ERP-system (Enterprise Resource Planning) är ett viktigt verktyg för dagens företag, eftersom de gör det möjligt att hantera och automatisera en mängd olika affärsprocesser, från redovisning, lagerhantering, resursplanering, projektledning eller produktion. För att få ut mesta möjliga av dessa system är det dock viktigt att hålla dem uppdaterade. Detta är inte en fråga om att "hålla sig uppdaterad" utan av mycket mer prosaiska skäl:

Varför? För Säkerhetens skull

En av de mest uppenbara är säkerheten, med tanke på den stora mängd känsliga uppgifter - t.ex. finansiella uppgifter, produktdesign eller kundinformation - som hanteras. Programvarutillverkare släpper regelbundet säkerhetsuppdateringar för att skydda sig mot intrång och eventuella attacker. Med tanke på det växande fenomenet med "kontokapning" av illvilliga hackare är det tydligt att cybersäkerhet är långt ifrån en mindre fråga. Så håll ett öga på uppdateringarna. Ha alltid de senaste versionerna installerade.

En annan inte mindre självklar aspekt är att ta del av nya funktioner så snart de blir tillgängliga. Uppdateringar ger regelbundet förbättringar och nya funktioner, som kan bidra till att öka effektiviteten och produktiviteten inom viktiga områden som redovisning, lagerhantering och projektledning. På senare tid har vi till exempel sett Microsoft Dynamics 365 molnbaserade plattform som innehåller marknadsföring, e-handel eller möjliggör hela Power Platform för business intelligence och processautomatisering. Det råder ingen tvekan om att denna omfattande nivå av integrerad funktionalitet öppnar upp en helt ny värld av processoptimering och till och med skapandet av nya och innovativa affärsmodeller.

Enligt en nyligen genomförd Microsoft-undersökning uppgav mer än 90 procent av de tillfrågade att de skulle överväga att flytta sin verksamhet ifrån ett företag som använder föråldrad teknik, på grund av dess konsekvenser för säkerhet, integritet eller produktivitet. Ett uppdaterat system ger bättre respons, bättre anslutningsmöjligheter, färre fel och - som ett resultat - nöjdare kunder.

Varför? För kompatibilitets skull

Men argumenten slutar inte där. Att hålla affärssystemet uppdaterat är viktigt för att säkerställa kompatibilitet med andra system och applikationer som företaget kan använda. Ofta integreras ERP med andra applikationer, t.ex. CAD, PLM- eller CRM-system och det är viktigt att se till att dessa integrationer fungerar stabilt och smidigt. Ett utmärkt exempel på ERP-förbättring är Common Data-arkitekturen som ingår i Microsoft Dynamics i dess senaste versioner. Vi vet alla hur mycket tid och pengar det kostar att integrera applikationer. Common Data Model förenklar denna process genom att tillhandahålla ett gemensamt dataspråk som kan användas av transaktions- och analytiska applikationer. Common Data Models metadatasystem gör det möjligt att dela data och dess betydelse mellan olika applikationer och affärsprocesser, t.ex. Microsoft PowerApps, Power BI, Dynamics365 och Azure.

Varför? Regler/Standarder

Sist men inte minst är ERP-uppdatering avgörande för att säkerställa efterlevnad av regler och standarder. Många branscher omfattas av specifika regler och standarder, t.ex. finansiell efterlevnad eller dataskyddsbestämmelser, och det är viktigt att se till att ERP-systemen är kompatibla.

Sammanfattningsvis är det viktigt att ha uppdaterade affärssystem för att säkerställa säkerhet, effektivitet, produktivitet, kompatibilitet, efterlevnad och tillväxt. ERP-system spelar en viktig roll i hanteringen och automatiseringen av viktiga affärsprocesser, och det är viktigt att se till att dessa system fungerar optimalt för maximal nytta. Vi rekommenderar att företag upprättar en regelbunden underhållsplan för sina ERP-system och ser till att uppgraderingar och patchar levereras i tid.

Automatisk uppdatering av molntjänster

Det bästa sättet att hålla tekniken uppdaterad är att gå över till en Software-as-a-Service-modell i molnet. Tack vare koncepten Platform-as-a-Service (PaaS) och Software-as-a-Service (SaaS) kan företag enkelt hålla sin teknik uppdaterad utan en stor initial investering. Enligt ett typiskt PaaS- eller SaaS-kontrakt tillhandahåller, installerar och underhåller en leverantör av IT-hanterade tjänster (MSP) IT-infrastruktur för ett företag mot en överkomlig månadsavgift.

Ännu bättre är att tekniken inte längre betraktas som en kapitalkostnad vid beskattningen. Istället blir det en driftskostnad och i många fall resulterar det i ett årligt skatteavdrag på 100 %. Med PaaS- och SaaS-program på plats underhåller MSP företagets servrar, stationära datorer, bärbara datorer och programvarulicenser. I en värld där tekniken utvecklas i en allt snabbare takt är dessa koncept inte bara ett av många attraktiva alternativ, de är också de i särklass mest attraktiva.

Om du vill veta mer om dessa alternativ kan COSMO CONSULT ge dig råd om hur du gör det och hur du kan dra nytta av Microsofts erbjudanden för att ta steget till molnet.