Så skapar du en smartare inköpsprocess

En inköpares jobb är att se till att rätt artiklar finns på lagret när de behövs så att det går att tillverka utan väntetider. Det här behöver dessutom göras på ett balanserat sätt så att det inte lagerhyllorna blir överfyllda med bundet kapital. Något som är lättare sagt än gjort när dagens kunder har en benägenhet att gå någon annanstans om leveranstiden blir för lång.

Dessutom behöver inköparen hantera en lång rad med ytterligare faktorer som komplicerar inköpsprocessen. Hur ser efterfrågan ut och varierar den efter ett visst mönster? Vad är artiklarnas ledtider? Är artiklarna konkurrensutsatta eller svåra att få tag på (en relevant fråga nu när pandemin har orsakat stora störningar i leveranskedjorna)? Finns det rabatter eller kampanjer att ta hänsyn till? Handlar det om ett växande företag blir det dessutom svårt att utgå från tidigare beställningsmönster. För att inte nämna hur svårt det är att sia om framtida behov om företaget tillverkar efter projektunika eller kundorderstyrda beställningar.

Hur tacklar en inköpare allt det här? I regel med hjälp av erfarenhet, en detaljerad lagerkännedom och Excel, men att ha en inköpsprocess som bygger på uppskattningar och manuella processer håller inte längre. Särskilt inte nu när tillverkning går mot att bli mer agil och kundanpassad. Håller du på med tillverkning behöver dina inköpare få en bättre översikt, säkrare prognoser och snabbare processer.

Det är här moderna ERP-lösningar kommer till undsättning med automatiserade flöden och smartare processer. Ett affärssystem som Microsoft Dynamics 365 är i grund och botten byggt för att samla, automatisera och effektivisera affärsprocesser. Med branschanpassade tillägg och skräddarsydda lösningar går det dessutom att ta branschspecifika processer som just inköp och lager till en helt ny nivå.

Till att börja med så ger affärssystemet en oslagbar översikt; att planera inköpen utifrån uppskattningar är som sagt en utmaning i dess tider. När alla flöden samlas i systemet och all information samordnas får inköparna mycket bättre förutsättningar att planera vad som behövs och när. Med stöd av en avancerad lager- och logistikhantering anpassad just för tillverkande företag går det dessutom att automatisera och effektivisera hela leveranskedjan, från inköp till leverans.

Microsofts affärslösningar för inköp i Dynamics 365 Business Central kan hjälpa inköparna med priser, förfrågningar, inköpsordrar m.m. utifrån automatiserade processoperationer. Bland annat så har de anpassade lösningarna verktyg för behovsbaserad inköpsplanering, strukturerade leverantörsdatabaser, inköpsbudget och automatiska inköpsförslag. Inköparna får här ett oslagbart verktyg för att kunna förutse och planera inköpen. Utan att behöva grubbla eller harva på med manuella processer.

Möjligheterna slutar inte där. Vi på COSMO CONSULT söker hela tiden efter nya sätt att hjälpa våra kunder. Ett av de sätt som vi har utvecklat affärssystemet på är att ta fram Artificiell Intelligens (AI) och Maskininlärning utifrån algoritmer. En algoritm kan analysera data och lära sig av den. Algoritmen kan till exempel analysera och effektivisera inköp och lager utifrån datan i affärssystemet. Med all information om lager, leverantörer och artiklar kan assistenten ta fram optimala åtgärdsförslag och träffsäkra prognoser. Algoritmen kan även användas för att exempelvis tyda mönster kring förbrukning och prisbilder vid olika situationer, för att komma med förslag på vilka inköp som behövs när för att lagret ska bli optimerat på ett kostnadseffektivt sätt. Smartare än så kan inköpsprocessen inte bli i dagsläget (men vem vet vad vi kan erbjuda i morgon…)

Det finns ytterligare en väg där affärssystemet kan göra inköpsprocessen smartare. Att hålla på att skicka beställningar till leverantörer via epost är inte det smidigaste eller snabbaste sättet att beställa hem artiklar på. EDI (Electronic Data Interchange) är en direkt länk mellan ditt affärssystem och dina leverantörer för en mer samordnad och effektiv kommunikation. Din order skickas elektroniskt till leverantören och inköparen får omgående veta vad som finns och när det kan levereras.