Hur du intuitivt kan hantera dina projektdokument

Rätt dokument - alltid tillgängligt 

När du googlar efter slagordet "projektdokument" hittar du antingen de dokument som är tänkta att vara viktigast för ett projekt eller en definition av "projektdokument". En korrekt definition är till stor hjälp för att förstå vilka typer av dokument som kan komma att dyka upp i ett projekt.  

I det här blogginlägget tar vi upp hanteringen av operativa dokument och stöddokument som skapas specifikt för ett projekt eller som är ett resultat av projektkommunikation. Dessutom tar vi upp frågan om hur dessa dokument kan lagras i ett integrerat dokumenthanteringssystem (DMS) på ett kontextkänsligt sätt.  

Vilka typer av projektdokument finns det egentligen? 

Den uppenbara utgångspunkten är projektplanen som sådan, som innehåller information om projektets arbetsflöde och tidsplan. Projektplanen är en del av projektledningsdokumenten. Till dessa hör också vanligtvis projektstatusrapporter, projektprotokoll osv. Dessa dokument införs och förvaltas av projektledningskontoret (PMO). 

Dessutom finns det också en rad operativa dokument. De omfattar kommersiella dokument för utarbetande av offerter, som förutom en detaljerad kostnadsberäkning även kan innehålla beskrivningar av tjänster samt skisser. Ytterligare dokument kan omfatta kvitton från materialbeställningar eller externa tjänster som krävs för projektet. Förutom kommersiella dokument finns det ofta en rad andra dokument som hanteras i projektakten, t.ex. skriftlig kommunikation, intyg för inköpta varor, godkännanden, CAD-ritningar och produktionsplaner. 

Utmaningen i förhållande till den centrala projektfilen

Ofta lagras dessa projektdokument på ett osystematiskt sätt med hjälp av flera olika programvarulösningar. Skriftlig kommunikation lagras ofta med hjälp av e-postklienten eller i projektmappar. Beställningar av material och externa tjänster genereras av ERP-systemet, och fakturorna samlas också in där. Kontrakt, offerter och godkännanden lagras på filservrar i nätverket. I värsta fall lagras CAD-ritningen på ingenjörens dator, medan en PDF-fil som innehåller CAD-ritningen också lagras på filservern för projektgruppen.  

Ofta är filservern inte tillgänglig utanför företagsnätverket, eftersom detta skulle innebära en ökad säkerhetsrisk. Under Covid-19-pandemin blev det uppenbart att många företag inte var förberedda på "the new normal" med anställda som i allt större utsträckning arbetar hemifrån. De anställda kunde inte komma åt alla dokument eftersom de inte var tillgängliga på distans. 

Tillgänglighet överallt - hur ser en integrerad lösning ut? 

Även här måste man först skilja på vilka dokument det handlar om. Affärsdokument hör alltid direkt hemma i ERP-systemet och bör kopplas till processerna i ERP-systemet med hjälp av ett integrerat dokumenthanteringssystem (DMS). Med hjälp av automatiserad behandling av inkommande fakturor tilldelas kvitton inte bara automatiskt den relevanta processen i ERP-systemet utan även rätt projekt. De kan sedan hämtas centralt med hjälp av jobbkortet. Utgående dokument kopplas också automatiskt till projektet och visas i en dokumentruta i jobbkortet tillsammans med de inkommande dokumenten. 

Andra dokument kan sedan valfritt lagras i DMS med hjälp av dokumentrutan och kan märkas med nyckelord eller hanteras med Microsoft Teams. Integrationen av Microsoft Teams i vår branschlösning för projekttillverkare ger central åtkomst till dokumenten från DMS samt till dokumenten i Microsoft Teams. Särskilt för dokument som medlemmarna i ett projektteam måste arbeta med tillsammans är Microsoft Teams rätt verktyg. Även stora datamängder och foton bör bättre lagras i en Microsoft Teams-miljö än i ett revisionssäkert DMS.

Sammanfattning 

Kombinationen av flera mjukvarulösningar som interagerar med varandra och kartlägger processer på en integrerad basis har den största fördelen. På så sätt kan projektdokument från ERP-branschlösningen i kombination med ett DMS och Microsoft Teams hanteras enkelt och intuitivt. Med det nödvändiga säkerhetskonceptet kan dokumenten göras tillgängliga när som helst och var som helst i molnet.