En graf säger mer än 1000 ord

En av de viktigaste uppgifterna ett affärssystem har är att ge dig information om hur verksamheten går. Med Business Intelligens (BI) ges nya möjligheter att få insikt i din verksamhet. Ett BI-verktyg sammanställer och presenterar informationen, oftast i form av interaktiva och klickbara grafer. Men det finns en hel del att tänka på innan man inför ett nytt beslutsstöd i verksamheten.

När jag för 20 år sedan började som affärssystemskonsult, skapade de flesta kunder nya rapporter för att sammanställa de nyckeltal man behövde i verksamheten. Dessa rapporter var oftast ganska statiska och inte så flexibla. De första BI-verktygen som kom ut på marknaden var både komplexa och dyra, samt krävde en hel del konsultstöd att införa. Idag är dessa oftast en del av affärssystemet, och det är enkelt för varje medarbetare att själv kunna skapa sina egna rapporter. 

Det finns en del utmaningar när man skall införa ett BI-verktyg i verksamheten. Man måste till exempel ha en korrekt datamodell och relevant information. Man bör även fundera på hur denna information skall distribueras till respektive medarbetare.

I sin enklaste form håller ett affärssystem reda på debet och kredit, in- och utbetalningar. Men för att kunna mäta och följa upp verksamheten behövs en ekonomimodell som mäter de nyckeltal som är viktiga. Modellerna skiljer sig åt mellan olika företag och verksamheter. I en säljorganisation behöver man oftast följa upp på säljare, kunder och kundgrupper. Kanske också vilken region försäljningen skett i. Som produktbolag behöver man ha koll på kostnader, omkostnader och marginaler kring sina produkter och produktgrupper. I andra verksamheter är tjänster och projekt viktiga att kunna följa upp kostnader och intäkter på. 

Traditionellt sett, har många bokfört kostnader och intäkter på rätt kontosträng i redovisningen för vidare analys i resultat- och balansrapporten och ekonomiska rapporter. Andra mera specifika nyckeltal som snittorder, andel krediteringar, ställtider i produktion, beläggningsgrader, etc. kan man inte följa i redovisningen. Men med ett BI-verktyg kan man även analysera andra siffror än de ekonomiska.

Först och främst måste vi se till att vi har relevant data. Skall vi mäta försäljning per säljare och region, måste denna information finnas. Det räcker kanske inte bara med att vi har informationen på kundkortet. Kunden kan t.ex. övertid byta säljare, eller man gör om regionernas indelning i nya distrikt. Därför behöver man oftast denna information på transaktionerna. Men man skall inte heller registrera för mycket information, speciellt om det inte tillför något mervärde utan bara blir administrativt. Håll det enkelt, så det inte blir för komplext.

Ibland kan man hämta och visa affärssystemsdata direkt, men oftast behöver man bearbeta data innan det kan visas. Det kan vara information som finns i ett flertal tabeller, t.ex. faktura och kreditnota, eller värden som måste beräknas eller normaliseras. I det flesta fall finns det färdiga rapporter eller analyskuber att utgå ifrån i BI-verktyget.

För mera information om vilka affärsanalysmöjligheter som finns med Microsoft Dynamics NAV, klicka här.