Varför digitalisering är en affärs- och inte en it-fråga

IT-systemen har blivit gamla, infrastrukturen är omodern, ni vet att ni måste flytta ert företag till molnet för att i allmänhet är ert systemlandskap för komplext och för dyrt att driva och underhålla. Avdelningar och IT har sina specifika önskemål. Det finns alltså många bra skäl som talar för digitalisering. Som säljare känner du till företagens önskemål och utmaningar.

Som ett första steg börjar du arbeta, dokumentera processer och krav, prata med ledningen och avdelningarna och lämna in en investeringsansökan till din ledningsgrupp.

Efter urvalsprocessen med olika leverantörer undertecknas kontrakt och projektplaner upprättas. Under genomförandet, särskilt i designfasen, hjälper ibland key-users från avdelningarna till och ger värdefulla synpunkter. Tiden står dock inte stilla och den dagliga verksamheten måste hanteras - fokus ligger alltså aldrig 100% på "bara" digitaliseringsresan. IT-avdelningen har samordnat sig med avdelningscheferna så att de inte behöver vara närvarande vid varje möte, men deras önskemål hörs ändå eller är åtminstone kända till digi-teamet.

Efter ett lyckat systemintroduktionsförfarande i fas 1, "in time and budget", följer en omfattande medarbetarutbildning. Det händer ofta att slutanvändarna i detta skede uttrycker inledande tvivel om huruvida det nya systemet verkligen ger ett mervärde. Dessa kritiker får då ofta höra att de - så fort som de har börjat arbeta med det - kommer att inse mervärdet av det moderna molnsystemet. Systemet erbjuder exakt det som avdelningarna alltid har velat ha, eller hur?

Nej, tyvärr inte. Efter några veckor finns det ett massivt motstånd. Användarna använder knappt systemet, det kommer många klagomål till IT; och avdelningscheferna måste lugna sin personal. Till slut beslutar de sig för att ta invändningarna och bidragen på allvar och börjar samla in användarnas önskemål. I fas 2 har dessa nu genomförts. Kanske en knapp här, en funktion där. Förändringarna bör nu vara till belåtenhet för alla användare, eftersom alla önskemål har hörts. Det behövdes dock en tilläggsbudget för ändringarna som var nödvändiga för att rädda projektet.

Tyvärr går förbättringarna ofta inte på djupet. Fas 3 och fas 4 följer och vid någon tidpunkt måste man erkänna att projektet har misslyckats. Förutom extrema kostnader och resursutgifter är konsekvenserna: missnöjda användare, förlorade anställda, minskad framgång i verksamheten och i värsta fall en situation som hotar företagets existens.

Men vad var det som gick fel? Projektet var dömt att misslyckas redan från början. Digitalisering eller införandet av nya system är inte IT-projekt! Det är viktigt att affärsavdelningen deltar. Digitalisering är en affärsfråga, inte en it-fråga. IT måste "bara" tillhandahålla lämpliga ramar och ta ansvar för saker som säkerhet, dataskydd, behörigheter osv.

Det har t.ex. konstaterats att det finns ett behov av åtgärder, eftersom de nuvarande systemen inte längre är uppdaterade. Tillsammans med den högsta ledningen och de ansvariga avdelningscheferna definieras nu ett preliminärt digitaliseringsprojekt och budgeten för det godkänns.

Nästa steg är att ifrågasätta sina processer och affärsmodeller.  Skapa en miljö där de anställda kan vara öppna och kreativa. Fråga dig alltid hur du kan sätta dina kunder i centrum.

Det är viktigt att involvera sina anställda och framtida användare. Välj rätt Key-User. Det är deras projekt. De måste vara med från början och känna sig igen i projektet. De måste vara ambassadörer för projektet och föra in betydelsen av det i avdelningarna. I slutändan är projektets framgång beroende av att varje avdelning känner att de har blivit hörda och att de har blivit beaktade, eller att de förstår varför moderniseringen av systemen är nödvändig och vilket mervärde den kommer att ge.

Helst bör du få professionell hjälp med affärsplanering eller förändringshantering redan i denna inledande fas av projektet. Varje krona som du investerar här sparar du två till fem gånger mer senare. Inget projekt är dyrare än ett misslyckat projekt.