Digitalisering, ERP

Vad innebär god kommunikation på distans?

COSMO CONSULT AB26/10/2020

Coronavirus-krisen har inneburit att allt fler företag ber sina anställda att arbeta hemifrån. Till följd av det har många av fördelarna med att arbeta hemifrån blivit uppenbara, både för anställda och för företagen. För de anställda blir arbetsmiljön ofta lugnare och de slipper pendla samt betala andra kostnader som tillkommer när man inte kan vara i hemmet under dagen. För företagen kan lokal- och materialkostnaderna dras ner drastiskt, samtidigt som de anställda ofta blir mer produktiva.

Eftersom corona-pandemin verkar bestå ett bra tag till kan det mycket väl vara så att vi står inför ett paradigmskifte när det gäller arbete på distans. Även efter pandemin kommer många troligtvis fortsätta att jobba hemifrån, men då gäller det att företagen löser de utmaningar som faktiskt existerar med arbetssättet. I det här inlägget kommer vi prata om de utmaningar som uppstår när vi arbetar på distans, och hur företaget kan använda sig av Microsoft Teams för att lösa dessa utmaningar.

Samarbete är en framgångsfaktor

Samarbete är en av de viktigaste beståndsdelarna till framgång i affärsvärlden, det är något vi lär oss redan i grundskolan, men det innebär inte att det bara är en klyscha. Samarbete är det som gör att företagets samlade kompetenser blir mer än bara summan av de enskilda delarna. Ibland är det lättare att se hur viktigt något är när man visualiserar hur det ser ut när det inte fungerar. Tänk till exempel på hur det hade varit om företagets marknadsföringsavdelning aldrig kommunicerade med säljavdelningen. Plötsligt hade säljarna inte haft viktig information om kundundersökningar och annan viktig information, och marknadsföringsavdelningen hade inte haft säljdata att förlita sig på när de utformar kampanjer.

Så den viktiga frågan i dessa tider av distansarbete är då: hur fortsätter vi det goda samarbetet även när vi arbetar på distans? En av de största problemen som vi måste lösa är vad som händer när vi inte längre har direktkontakt med varandra. Kroppsspråk och direktheten i kommunikationen spelar en viktig roll i samarbete och dess frånvaro kan leda till missförstånd, vilket både påverkar de anställdas moral, produktivitet och initiativförmåga. Bara en sådan sak som att se den person vi pratar med spelar stor roll i hur vi uppfattar det den säger.

I Microsoft Teams är det lätt att hålla virtuella möten och videokonferenser, vilket innebär att ni kan fortsätta med både veckomöten och dagliga interaktioner trots att ni arbetar på distans. Det är viktigt att företaget etablerar nya normer för kommunikation och att vi inte börjar bombardera varandra med meddelanden bara för att vi kan.

Leveranskedjan är beroende av kommunikation

Det nya normala som coronavirus-pandemin har medfört innebär inte bara interna förändringar, det innebär även förändrade relationer i leveranskedjan. Det är inte längre gångbart att resa till andra orter för att möta leverantörer och samarbetspartners, vilket innebär att vi måste sköta den kommunikationen på andra sätt. För kommunikation i leveranskedjan är viktigt och har nu blivit en aspekt där det behövs ökat fokus.

För att uppnå en bra kommunikation med intressenter i leveranskedjan krävs det att vi stämmer av regelbundet. När vi inte kan göra det på plats finns det verktyg i Microsoft Teams som låter dig bjuda in gästanvändare. På så sätt behöver ni inte ha separata verktyg för intressenter i leveranskedjan. Som vi var inne på tidigare krävs det att nya normer för kommunikation etableras och det gäller även för era samarbetspartners.

Vikten av kommunikation både internt och externt får inte underskattas. Om ditt företag vidtar rätt åtgärder för att upprätthålla en god kommunikation även när ni arbetar på distans är det möjligt att fortsätta era gynnsamma samarbeten, både inom verksamheten och med era samarbetspartners.

Ledarskap på distans är en utmaning

Den tredje aspekten som vi vill ta upp har att göra med företagets ledarskap. Även i det här fallet påverkas funktionen och rollerna av att inte längre ha direktkontakt i verksamheten. Vad innebär det egentligen att vara en bra ledare på distans och hur kan era ledare använda digitala verktyg för att föra verksamheten framåt?

En sak som vi tar för givet när vi hela tiden möts är att bara det faktum att vi då och då springer på varandra ger oss möjlighet att prata om saker som rör verksamheten. När du som ledare kan räkna med att du kan springa på anställda under dagen vet du att du får chansen att påminna personen om en detalj i ett projekt, eller att du kan be dem att lösa något som behöver åtgärdas. När denna spontana interaktion försvinner krävs det en ny slags avsiktlighet från ledarna.

Det innebär att de måste översätta dessa spontana interaktioner till planerade interaktioner. Personer i ditt team kommer inte längre se din öppna dörr och tänka att det är okej att kliva in och ställa en fråga. Istället behöver du ge dem samma chans digitalt, vilket kan innebära att du skickar iväg ett meddelande om dagen där du stämmer av med dem, eller att du ställer in i Microsoft Teams att du inte är upptagen, så att de inte tvekar att höra av sig om de behöver göra det.

Använd Microsoft Teams för att arbeta effektivt på distans

Som vi har tagit upp tidigare i inlägget behöver kommunikationen inte skadas på grund av att allt fler jobbar på distans. På många sätt kan den faktiskt förbättras. Det viktiga är att företaget skapar nya normer för kommunikation och blir mer avsiktliga med hur ni kommunicerar med varandra. Om du vill lära dig mer om hur digitala kommunikationsverktyg som Microsoft Teams kan användas för hjälpa er att upprätthålla god kommunikation i dessa annorlunda tider, får du gärna höra av dig till oss så pratar vi mer!

Kontakta oss!

COSMO CONSULT Sverige

Löfströms Allé 5
172 66 Sundbyberg
+46 8 7998660
E-Mail
Fabriksgatan 7
412 50 Göteborg
+46 8 7998660
E-Mail
Adelgatan 6
212 22 Malmö
+46 8 7998660
E-Mail
Storgatan 43
903 26 Umeå
+46 8 7998660
E-Mail
Fålhagsleden 53
753 23 Uppsala
+46 8 7998660
E-Mail

Dela

Kommentera