Vad innebär god kommunikation på distans?

Coronavirus-krisen har inneburit att allt fler företag ber sina anställda att arbeta hemifrån. Till följd av det har många av fördelarna med att arbeta hemifrån blivit uppenbara, både för anställda och för företagen. För de anställda blir arbetsmiljön ofta lugnare och de slipper pendla samt betala andra kostnader som tillkommer när man inte kan vara i hemmet under dagen. För företagen kan lokal- och materialkostnaderna dras ner drastiskt, samtidigt som de anställda ofta blir mer produktiva.

Eftersom corona-pandemin verkar bestå ett bra tag till kan det mycket väl vara så att vi står inför ett paradigmskifte när det gäller arbete på distans. Även efter pandemin kommer många troligtvis fortsätta att jobba hemifrån, men då gäller det att företagen löser de utmaningar som faktiskt existerar med arbetssättet. I det här inlägget kommer vi prata om de utmaningar som uppstår när vi arbetar på distans, och hur företaget kan använda sig av Microsoft Teams för att lösa dessa utmaningar.

Det nya normala som coronavirus-pandemin har medfört innebär inte bara interna förändringar, det innebär även förändrade relationer i leveranskedjan. Det är inte längre gångbart att resa till andra orter för att möta leverantörer och samarbetspartners, vilket innebär att vi måste sköta den kommunikationen på andra sätt. För kommunikation i leveranskedjan är viktigt och har nu blivit en aspekt där det behövs ökat fokus.

För att uppnå en bra kommunikation med intressenter i leveranskedjan krävs det att vi stämmer av regelbundet. När vi inte kan göra det på plats finns det verktyg i Microsoft Teams som låter dig bjuda in gästanvändare. På så sätt behöver ni inte ha separata verktyg för intressenter i leveranskedjan. Som vi var inne på tidigare krävs det att nya normer för kommunikation etableras och det gäller även för era samarbetspartners.

Vikten av kommunikation både internt och externt får inte underskattas. Om ditt företag vidtar rätt åtgärder för att upprätthålla en god kommunikation även när ni arbetar på distans är det möjligt att fortsätta era gynnsamma samarbeten, både inom verksamheten och med era samarbetspartners.

Den tredje aspekten som vi vill ta upp har att göra med företagets ledarskap. Även i det här fallet påverkas funktionen och rollerna av att inte längre ha direktkontakt i verksamheten. Vad innebär det egentligen att vara en bra ledare på distans och hur kan era ledare använda digitala verktyg för att föra verksamheten framåt?

En sak som vi tar för givet när vi hela tiden möts är att bara det faktum att vi då och då springer på varandra ger oss möjlighet att prata om saker som rör verksamheten. När du som ledare kan räkna med att du kan springa på anställda under dagen vet du att du får chansen att påminna personen om en detalj i ett projekt, eller att du kan be dem att lösa något som behöver åtgärdas. När denna spontana interaktion försvinner krävs det en ny slags avsiktlighet från ledarna.

Det innebär att de måste översätta dessa spontana interaktioner till planerade interaktioner. Personer i ditt team kommer inte längre se din öppna dörr och tänka att det är okej att kliva in och ställa en fråga. Istället behöver du ge dem samma chans digitalt, vilket kan innebära att du skickar iväg ett meddelande om dagen där du stämmer av med dem, eller att du ställer in i Microsoft Teams att du inte är upptagen, så att de inte tvekar att höra av sig om de behöver göra det.

Som vi har tagit upp tidigare i inlägget behöver kommunikationen inte skadas på grund av att allt fler jobbar på distans. På många sätt kan den faktiskt förbättras. Det viktiga är att företaget skapar nya normer för kommunikation och blir mer avsiktliga med hur ni kommunicerar med varandra. Om du vill lära dig mer om hur digitala kommunikationsverktyg som Microsoft Teams kan användas för hjälpa er att upprätthålla god kommunikation i dessa annorlunda tider, får du gärna höra av dig till oss så pratar vi mer!