Digitalisering, ERP

Utmaningar med kommunikationen vid distansarbete? Microsoft Teams kan vara lösningen

COSMO CONSULT AB14/09/2020

Det blir allt mer populärt att arbeta på distans, oavsett om det handlar om att arbeta utanför kontorets väggar eller från den anställdes hem. Medan det finns många för- och nackdelar med att jobba på distans finns det en sak som måste lösas: kommunikationen. Kommunikation är en viktig beståndsdel i alla slags verksamheter och en nyckel till att skapa bra samarbeten, lyckade projekt och en god arbetsmoral.

Frågan som ofta dyker upp när det börjar pratas om distansarbete är: ”Hur löser vi kommunikation när vi arbetar på distans?”. Svaret på frågan är inte helt enkel och har många beståndsdelar. I det här inlägget kommer vi att reda ut vilka utmaningarna är gällande kommunikation på distans och hur Microsoft Teams kan hjälpa er verksamhet att lösa dessa utmaningar.

Utmaning 1: Hur ser vi till att både våra interna och externa möten sköts på ett bra sätt?

Möten är en integral del av alla verksamheter; samtidigt tar möten ofta längre tid än nödvändigt och fungerar istället som en produktivitetsdödare. Många företag har ofta de verktyg som krävs för att kunna genomföra distansmöten, men bara för att tekniken finns där innebär det inte att den används på ett optimalt sätt. Det är viktigt att ni som företag ökar er kompetens inom den teknik som ni använder, så att den kan hjälpa er att bli mer effektiva. Om det tar en kvart innan mötet ens kan börja, eftersom det uppstår tekniska problem, blir det i slutänden många arbetstimmar som går förlorade.

Det många företag märker är att i takt med att deras anställda arbetar mer på distans minskar även behovet av möten. Det som på kontoret kan kännas som en trevlig paus från det vardagliga arbetet tillsammans med kollegorna och en kopp kaffe har inte riktigt samma charm när tiden spenderas framför en webbkamera, något som företaget kan se som en ledtråd till att skala bort de möten som kanske inte är direkt nödvändiga.

Många företag använder Microsoft Teams för att på ett enkelt och säkert sätt sköta sina distansmöten. Säkerhet är en viktig fråga när det kommer till företagskommunikation, vilket är en av många anledningar att välja Microsoft som har ett av de säkraste systemen för kommunikation.

Utmaning 2: Vad händer med moralen och lagandan?

Att träffa sina kollegor är för många en av de viktigaste aspekterna med att gå till jobbet. Det säger sig självt att det är något som tar stryk när man börjar arbeta på distans, men bara för att ni befinner er på olika platser behöver ni inte sluta prata med varandra. Som vi nämnde tidigare kan man ses virtuellt över en kopp kaffe. En annan positiv aspekt med Microsoft Teams är att man i deras meddelandesystem kan skapa olika kanaler för olika syften. Utöver de arbetsrelaterade kanalerna kan ni kanske skapa en kanal för after work eller en kanal för fikapausen.

Arbetsmoral och laganda är viktiga aspekter när det kommer till produktivitet, så se till att ni uppmanar era anställda att fortsätta hålla kontakten, även om ni inte befinner er på samma plats.

Utmaning 3: Hur fortsätter vi att vara organiserade när vi arbetar på distans?

En fördel med att ha ett kontor att gå till är att man har allt arbetsmaterial där. Väggar med post-it-lappar om saker som ska göras, morgonmöten och workshops. Som vi har tagit upp tidigare kan ni använda Microsoft Teams för att arrangera era morgonmöten, och utbildningar och workshops går även de bra att utföra på distans. För att hjälpa företag med struktur har Microsoft Teams ett meddelandesystem som är uppbyggt av kanaler. Genom att ha en kanal med varje person, och även en kanal för varje projekt och arbetsgrupp, blir det lättare att hålla sig organiserad när man arbetar på distans. Ni samlar enkelt alla relevanta filer, konversationer och möten på separata platser, vilket gör det lättare att hitta det ni är ute efter när ni behöver det.

Utmaning 4: Hur fortsätter vi att vara produktiva?

Produktivitet är en viktig fråga när det gäller distansarbete. Enligt många studier ser det inte ut som att produktiviteten går ner. utan tvärtom, när man börjar arbeta på distans. Antalet distraktioner är färre i hemmet jämfört med på kontoret och den sociala pressen försvinner när man sitter själv och arbetar. Dessutom kan ni använda Teams som ett produktivitetsverktyg då alla era samarbeten, konversationer, filer, arbetsuppgifter, projekt och så vidare samlas i ett och samma verktyg.

Distansarbete verkar vara framtiden, så se till att ert företag är redo

Som rådande tider har visat är det allt fler som vill kunna arbeta på distans och för att ert företag ska vara redo för det krävs det att ni har de verktyg ni behöver för att fortsätta vara effektiva och bibehålla bra kommunikation på företaget. I det här inlägget har vi pratat om de utmaningar som kan uppstå när vi inte längre arbetar på samma fysiska plats, och vi har även visat hur Microsoft Teams kan hjälpa er att möta dessa utmaningar. Hör gärna av dig till oss om du vill prata mer om hur ni kan framtidssäkra er verksamhet!

 

Kontakta oss!

COSMO CONSULT Sverige

Löfströms Allé 5
172 66 Sundbyberg
+46 8 7998660
E-Mail
Fabriksgatan 7
412 50 Göteborg
+46 8 7998660
E-Mail
Adelgatan 6
212 22 Malmö
+46 8 7998660
E-Mail
Storgatan 43
903 26 Umeå
+46 8 7998660
E-Mail
Fålhagsleden 53
753 23 Uppsala
+46 8 7998660
E-Mail

Dela

Kommentera