Så får du dina team att jobba effektivt hemifrån

Var får du som mest gjort när du arbetar; på kontoret eller när du sitter hemma på din välbekanta och bekväma kammare? För somliga har kanske inte ens den här frågan dykt upp tidigare, åtminstone inte förrän nu när rådande omständigheter har fått många att börja jobba på distans av hälso- och trygghetsskäl. Men även om jobba hemifrån-revolutionen nu plötsligt har tagit fart ordentligt, så har den faktiskt tuffat på länge och vi tar hela tiden tydliga kliv mot ett mer fritt, flexibelt och dynamiskt sätt att arbeta. Vad som har hänt den senaste tiden är att både arbetsgivarna och medarbetarna har insett hur mycket som finns att vinna på möjligheten att jobba varifrån man vill.

Det har varit en viss obalans mellan både branscher och enskilda företag när det kommer till möjligheten att jobba var man vill. För exempelvis projektbaserade verksamheter är ett agilt och platsoberoende arbetssätt lika självklart som att man inte tvingar på ett löparproffs cementskor. För andra mer traditionella verksamheter har det mer varit en attityd av typen sitta som gjuten vid sitt skrivbord = optimal produktivitet. Fram till nu, vill säga. De senaste månadernas plötsliga förändring i hur vi arbetar har fått många konservativa att vända helt. En av dem är Tim Huxley, ordförande i Hong Kong-bolaget Mandarin Shipping. Efter att ha varit helt emot distansarbete säger han nu att det är ett mer effektivt sätt att jobba där arbetet görs efter en mer produktiv tidsplan. Moises Vela, en av cheferna på New York-företaget TransparentBusiness är inne på samma linje:
”Den största ursäkten tidigare var att produktiviteten skulle minska. Nu är den ursäkten borta. Vi ser att produktiviteten och tillfredsställelsen ökar och att personalomsättningen minskar. Vi har friskare medarbetare med mindre frånvaro, och det går att locka till sig millennials-talangerna eftersom det är vad de vill ha."

Företag världen över slänger nu alltså ut sina gamla regelböcker och synsättet att kunna arbeta var man vill har slagit igenom stort enligt det globala forsknings- och rådgivningsföretaget Gartner. I sina undersökningar ser de att 74 procent av ekonomicheferna förväntar sig att låta minst 5 procent av medarbetarna fortsätta att jobba på distans framöver.

Jobba hemifrån-revolutionen har blivit det nya normala.

Medan företag världen över nu inser att det faktiskt är en mycket bra och lönsam ide att låta de anställda jobba där de trivs som bäst, är det långt ifrån alla som har varit redo för det. Medan vissa har tagit många och långa kliv på sin digitaliseringsresa, står många andra fortfarande vid startlinjen och funderar. Även de som har fyllt på verktygslådan med digitala verktyg har gjort det på mer eller mindre effektiva sätt.

Vad vi alltid kommer att behöva var vi än arbetar är samarbete. Det är där idéer föds och information flödar. Sitter vi inte i samma rum så behöver vi ha bra lösningar för att kunna samarbeta i virtuella team där det sprids lika mycket energi och kreativitet som om vi satt ansikte mot ansikte. Det finns massor med sådana lösningar men hur smart använder vi dem egentligen? Det många verksamheter nu har märkt i sina virtuella samarbeten är att vi kommunicerar via ganska många olika kanaler. Videmöten sker via Skype, Zoom, Google Meet m.fl. Gruppdiskussioner sker i allt från Slack och e-post till WhatsApp. Filer skapas och redigeras i Word, PowerPoint, Excel m.fl. Mot slutet av dagen kan vi behöva hoppa mellan 5-10 olika applikationer för att kunna samarbeta. Effektivt? Kanske inte…

Microsoft Teams är navet för samarbete i Microsoft Dynamics 365. Där blir det möjligt att samla alla funktioner och verktyg under ett enda gränssnitt. Tänk dig att kunna använda en och samma applikation för privata meddelanden, gruppchat, videokonferenser (som dessutom går att spela in så att de som inte kunde delta kan ta del av vad som sades), telefonsamtal, direktrouting, kunna komma åt, dela och redigera Word-, PowerPoint- och Excel-filer i realtid, och mycket mer. Dessutom finns det runt 200 tredjepartslösningar tillgängliga som tillägg (från Polly till Github), plus möjligheten att lägga till kunder, leverantörer och partners och gästanvändare. Microsoft Teams stöder operativsystem som MacOS, Windows, iOS och Android, vilket gör det superenkelt att jobba fritt från den enhet man helst önskar. Det är med den typen av lösningar som vi verkligen kan jobba smart, skönt och effektivt precis där vi vill, och få ut det mesta av våra samarbeten oavsett var vi befinner oss.

Förändringen mot ett helt nytt arbetssätt är redan här och nu kan vi göra den så trevlig och smart som det bara går.