Nytt affärssystem? Det här bör ni tänka på när ni jämför leverantörer

Funderar ni på att investera i ett nytt affärssystem? Jag har under många år jobbat med olika system och vill dela med mig av några råd när det gäller att utvärdera olika lösningar och leverantörer. I mitt förra inlägg skrev jag om vikten av att börja med att fundera på affärsprocesser, nyckelanvändare och vilka förbättringspunkter ni önskar med ett nytt affärssystem. Nu är det dags att träffa olika leverantörer. Här är några tips på vad som är bra att tänka på då.

Sätt av tid för att berätta för leverantörerna vilka ni är som företag, om er företagskultur och vilka värderingar som styr er verksamhet. Visa gärna upp arbetsplatsen för leverantörerna och berätta hur ni gör idag och varför. Det här ger en mycket bättre förståelse för er som kund, var i resan ni befinner er och vad som krävs för att genomföra systembytet effektivt. Därför kommer leverantörerna också lämna en bättre genomtänkt offert.

Det kan vara lockande att låta utvärderingen av olika leverantörer ske inom en liten grupp för att man tror att beslut kan tas fortare då. Men i slutändan spar det faktiskt både tid och pengar att involvera de personer som använder systemet idag och som ska använda det nya systemet redan i utvärderingen av leverantörer. 

Användarna de som är experter på era flöden och processer så de är förstås väldigt värdefulla i diskussionerna om funktioner i det nya systemet. En annan bra anledning att om nyckelanvändarna är med redan i upphandlingsprocessen är att man kan behålla tempot och gå direkt från avtal till projektstart utan att göra nya systemdemonstrationer och presentationer.

Återigen pratar vi om affärsprocesserna och de viktigaste funktionerna som ni vill förbättra med att byta affärssystem. Varför ni bör tydliggöra dem för er själva kan ni läsa om här. Men det är också viktigt att kunna beskriva processen för leverantörerna ni ska utvärdera. I stort sätt alla moderna affärssystem följer en process och leverantörerna är experter på att identifiera vilka av era affärsprocesser som skulle passa bra med systemets standardflöden och vilka funktioner som behöver kundanpassningar för att ni ska uppnå det ni vill. 

En bra leverantör ska på ett tidigt stadium kunna förklara hur det nya systemet kommer stödja era affärsprocesser. Ni kommer säkert att uppleva att vissa funktioner som ni använder idag inte finns med i det nya systemet, men om ni och leverantören har samma bild av er affärsprocess, ska leverantören också kunna förklara hur ett annat flöde kommer effektivisera er process. Allt det här ligger sedan till grund för en detaljerad kravspecifikation som kommer i ett senare skede.

Många applikationer och funktioner är idag anpassade för roller som använder olika enheter för sitt arbete, så inför själva systemdemonstrationen är det smart att fundera lite extra på hur ni använder olika IT-system idag. Hur använder ni datorer, telefoner, surfplattor och så vidare? 

Idag är IT-branschen så mogen att de flesta leverantörerna har standardavtal vad gäller licenser, hyror och tjänster. Och leverantörernas avtalsmallar och projektspecar är en bra utgångspunkt för avtalsdiskussioner. Så be om att få leverantörernas standardmallar tillsammans med offerten, så att ni kan göra en snabb jämförelse med allmänna tjänstevillor och se vilken grad av avtalsförhandling ni kan förvänta er. Ni kan utgå från att mindre leverantörer och mindre komplexa system är snabbare och mer flexibla än en större leverantör som har en striktare intern process och policy för avtal.

Det är lätt att attraheras av fasta priser för ett implementeringsprojekt. Och det kan fungera om det är ett väl avgränsat scope på projektet. Men kom ihåg att ett fastprisprojekt bygger på att leverantören fått göra ett antagande om systemuppsättningen i ett mycket tidigt skede och att man då inte kan ta hänsyn till om ni under projektets gång ser nya möjligheter som skulle kräva justering och ändring av det som avtalats.

Därför är det en bättre metod för båda parter att ni begär detaljerade kalkyler och estimat på dagsnivå. Leverantören ska kunna specificera antal dagar för fastställande av lösningen, uppsättning av systemet, utbildning, testning av flöden, konvertering av data från det gamla systemet till det nya, dokumentering, projektledning och så vidare. Titta noga igenom dessa indikationer och begär även detaljerade underlag på uträkningar och antaganden. På det här viset kommer det vara tydligt vad leverantören åtar sig att göra och vad ni som kund förväntas göra. Öppna kort och inga konstigheter.

Mycket av det här kan kännas som självklarheter till en början, men svårare att jobba med i praktiken. Ta hjälp av de leverantörer ni väljer att utvärdera. En bra affärssystemsleverantör har processer för hur en utvärdering och jämförelse av olika lösningar kan gå till. Ställ frågor, diskutera och var nyfiken!