Blogg, Industri 4.0 & IoT, ERP

Fyra steg för ett lyckat projekt

Gustav Ängermark22/12/2021

 

Låter följande situation bekant för dig? Du har just avslutat uppdateringen och utskriften av en stor projektplan, och innan du ens hinner blinka är den redan inaktuell. Ibland har en kollega fått förhinder, beställda varor levereras för sent eller så har det helt enkelt inte planerats för en viss process. I praktiken är dessa svårigheter ganska vanliga. Det är dock möjligt att minimera risken med rätt planering.

1. Rätt plan för ditt projekt

I den inledande fasen börjar varje projekt med en projektdefinition, som utgör grunden för alla fortsatta steg. Projektdefinitionen omfattar projektmålen: tidsfrister, kostnadsmål och projektets omfattning. Den egentliga projektplaneringen börjar i den andra fasen, där mer detaljerad planering och budgetering genomförs. Strukturen för enskilda projekt kan skilja sig kraftigt åt. Därför är en lämplig projektstrukturplan grunden för all planering. Genom att använda mallar får du en ram och slipper uppfinna hjulet på nytt för varje projekt. Varje plan är alltså unik i detaljerna - och detta gäller särskilt vid tillverkning av byggsatser eller maskin- och anläggningskomponenter. Dessa kan vara särskilt utmanande, för ju mer komplexa de blir, desto mer arbete krävs för att organisera projektet. 

2. Håll koll på kostnaderna 

Det är mycket viktigt att noggrant estimera och budgetera kostnaderna för de maskiner, anläggningar eller enheter som du bygger. Annars finns det inget sätt att veta om projektet är på väg mot ett kostnadsöverskridande. Om programvaran för projektplanering har integrerats i ERP-systemet blir upplupna kostnader från projektets tidsbekräftelser och inköpstransaktioner tillgängliga i den integrerade kostnadsfunktionen så snart de bokförs. Du kan alltså göra jämförelser mellan mål och faktiska kostnader osv. Du har tillgång till alla relevanta nyckeltal oberoende av tid och plats och på varje projektnivå - från den övergripande översikten till den lägsta planeringsnivån. 

3. Schemaläggning - en välsignelse och en förbannelse 

När det gäller projektplanering är mottot: "Så ungefärligt som möjligt och så exakt som nödvändigt". Alltför detaljerade planer kan ofta leda till stora administrativa bördor om förhållandena förändras dagligen. Detta gäller särskilt om ERP-systemet använder integrerad resurs- och kapacitetsplanering.  

Planera därför arbetspaket, inte enskilda jobb. Tänk också på att projektplanering inte innebär uppgiftshantering. För detta rekommenderar vi särskilda lösningar som Microsoft Planner, som är optimalt integrerad i Microsoft Teams. Trots detta hjälper planeringen av arbetspaket dina medarbetare att hålla en överblick över det arbetet som ska utföras och ger de ansvariga för team och avdelningar värdefull insikt i det aktuella kapacitetsutnyttjandet. 

4. Mer tranparens för alla inblandade 

Modern projektplanering för projektbaserad tillverkning är direkt integrerad i ERP-systemet. Den omfattar de avdelningar som är involverade i projektet, t.ex. redovisning, teknik, produktion, lager, inköp och försäljning. Som ett resultat av detta får projektledarna direkt tillgång till enskilda projektplaneringsoperationer och initierar processer baserade på dem. Tack vare vår branschlösning för projektbaserad tillverkning kan vi hjälpa dig att planera dina projekt effektivt och slutföra dem framgångsrikt. 

Behöver dina projekt en boost? Hör av dig till mig:

Gustav Ängermark
Head of Sales Sweden

Dela