Blogg, Digitalisering, ERP

Så får ni bättre tillgänglighet till era projektdokument

Markus Engman24/02/2022

Medan begreppet pappersarbete ibland nästan gränsar till att användas som ett fult ord, är dokument trots allt kärnan när vi arbetar i projekt. Det behövs en tydlig dokumentation för att beskriva, samordna och justera tidsplaner, resurser, mål, projektstatus m.m. Projektdokumenten håller ihop projektet och leder det åt rätt håll. Inte minst är den viktig för att kunna ta till vara på viktiga erfarenheter inför framtida projekt.

Men hur hanterar ni era operativa och stödjande projektdokument? Finns de alltid tillgängliga när de behövs. Lagras de på ett säkert sätt? Kan hanteringen av dem bli mer tillgänglig och samtidigt säkrare om de lagras i ett centralt integrerat dokumenthanteringssystem (DMS)? Låt oss ta reda på det.

Vilka typer av projektdokument använder ni?

Det främsta projektdokumentet är projektets operativa plan, det vill säga planen för hur projektet ska organiseras och genomföras så att alla inblandade har en gemensam bild av hur projektet ser ut. Det dokumentet innehåller bland annat information om projektets arbetsflöde och schema. Andra projektledningsdokument är bland annat projektstatusrapporter för översikt och prognoser, projektregister och själva projektbeställningen som beskriver mål, ramar, förutsättningar och uppföljning.

Utöver projektledningsdokumenten finns det även en rad med operativa dokument, till exempel dokument för upprättande av offerter, kostnadsberäkningar, beskrivningar av tjänster och kvitton. Besluts- och ändringsloggar dokumenterar alla ändringar och beslut som sker under projektets gång. Utöver det tillkommer all skriftlig kommunikation, certifikat, ritningar, produktionsplaner m.m.

Kort sagt, välplanerade projekt kräver många dokument och ju mer komplexa projekten är desto fler projektdokument behövs det.

Var finns era projektdokument?

Problemet med alla dessa dokument är att de alltför ofta lagras på flera olika ställen via flera olika lösningar. Så här kan det till exempel se ut:

  • Projektledningsdokument hamnar med stor sannolikhet i ett projektledningsverktyg. Är det verktyget inte integrerat med ett större system hamnar dokumenten på en lokal server.
  • Kontrakt, offerter och auktoriseringar lagras i regel också på filservrar i det lokala nätverket
  • Den skriftliga kommunikationen lagras i bästa fall i en projektmapp, men hamnar ofta i e-postklienten eller i något projektkommunikationsverktyg
  • Kopior av ritningar kan med lite tur lagras på filservern för projektgruppen, men CAD-originalet kan mycket väl ligga på ingenjörens hårddisk
  • Beställningar på material och externa tjänster genereras av affärssystemet. Där samlas även fakturorna

Att ha projektdokumenten så här utspridda är i bästa fall tidsödande och opraktiskt. Det är svårt att bedriva ett projekt effektivt när avgörande dokumentation är svår att hitta. En rapport från McKinsey visar att anställda lägger nästan 20 procent av sin arbetstid på att söka efter information. Dessutom visade den plötsliga övergången till distansarbete under pandemin att det inte alltid är så lätt att komma åt dokument lagrade på företagets filservrar på grund av säkerhetsskäl. Många som arbetade i projekt kunde inte komma åt alla dokument om de inte befann sig på samma plats som servern.

Samla projektdokumenten i DMS

Dokumenthanteringssystem (DMS) är lösningar för att hantera, administrera, publicera, granska, indexera och arkivera dokument. Kort sagt, det är ett system som samlar all dokumentation och gör den lätt att hitta och använda. Tittar vi på de olika projektdokumenten så ska de finansiella dokumenten (beställningar, fakturor m.m.) kopplas till affärssystemets processer. Det sker enkelt via ett DMS som är integrerat med affärssystemet. Det gör det också enklare att automatiskt koppla fakturor, kvitton, tidrapporter m.m. till rätt projekt. Utgående dokument kopplas också automatiskt till projektet via en dokumentbox i DMS.

Andra dokument kan också lagras i DMS med hjälp av dokumentboxen och kan taggas med nyckelord så att de blir lätta att hitta. Inom Microsoft ekosystemet är Teams integrerat med Business Central vilket ger en central åtkomst till dokumenten från DMS såväl som till dokumenten i Microsoft Teams. Det här är framför allt fördelaktigt för de dokument som medlemmarna i ett projektteam arbetar i tillsammans. Det är när projektdokumenten integreras och interagerar med varandra på det här sättet som de kan hanteras enkelt och intuitivt. Inte minst om de lagras och hanteras i en molnlösning som gör att dokumenten blir tillgängliga på ett säkert sätt oavsett var projektmedlemmarna befinner sig.

Dokumenthantering för projektorienterad produktion

Om ni arbetar med projektorienterad tillverkning är du säkert redan bekant med hur ni använder olika programvaror som ERP, CAD, PLM m.fl. i verksamhetens olika delar. Det är med de här förutsättningarna i åtanke som COSMO CONSULT har tagit fram anpassade branschlösningar för en optimal användning av data både inom och utanför bolaget.

Microsofts olika system är tätt sammanlänkade i de här branschlösningarna, till exempel så är dokumenthanteringen baserad på Microsoft SharePoint innebär ett intuitivt dokumenthanteringssystem direkt i Microsoft Dynamics 365. Dokumenthanteringen i affärssystemet blir det centrala arkivet för alla typer av dokument. Det är enkelt att arkivera med drag-and-drop. Den kan också användas för att initiera, skicka och arkivera direkt från ERP-systemet i PDF-format. Om ni dessutom använder Microsoft SharePoint som intranät kan ni förbättra kommunikationen och samordningen i de projekt där flera olika avdelningar på företaget är involverade.

Vill du veta mer om hur du får en optimal hantering av era projektdokument, och hur du kan få effektiva projekt överlag?

Hör av dig till mig så berättar jag mer!

Markus Engman
General Manager Sweden

Dela