Blogg, Digitalisering, ERP

Hur proffs strukturerar projekt

Mari Forsberg03/01/2022

Många projekt har blivit alltmer komplexa och dynamiska. Samtidigt ökar antalet projektdeltagare. För att hantera dessa förändrade förhållanden krävs en noggrant strukturerad projektplanering redan från början - den typ av planering som endast kan kontrolleras med hjälp av professionella programvaror.

I det här inlägget tittar vi närmare på de enskilda komponenterna som utgör integrerad ERP-projektplanering: 

  • Process- och tidsplanering
  • Resurs- och kapacitetsplanering
  • Kontroll av projekt

Planen för projektstrukturen

Ett projekt definieras av sina unika egenskaper. Men det betyder inte att projektstrukturplanen måste uppfinnas på nytt varje gång. Genom att arbeta med projektmallar får du en grundstruktur att utgå från. Det säkerställer att projektportföljen enkelt kan analyseras och utvärderas - till exempel med hjälp av ett business intelligence-verktyg.  

Det som gör varje projekt unikt är den så kallade Bill-of-Materials (BOMs) för tillverkning, dvs de enskilda sammansättningarna i projektstrukturplanen. Lagerlistan innehåller master-BOMs och enskilda artiklar som helst ska uppfylla kraven för vinstplanering: inköpsvillkor och levererade priser. 

Ett beslut som förtjänar att övervägas noga är vilken typ av projektstrukturplan som är bäst lämpad: en strukturplan som bygger på projektfaser eller en strukturplan som bygger på komponenter. Projektstrukturplanen utgör grunden för alla efterföljande planeringssteg - den röda tråden som binder dem samman. Med denna systematiska översikt fastställer du redan från början hur din projektstyrning slutligen kommer att vara strukturerad och vilka projektintäkter som kan avsättas för vissa poster. 

Vinstplanering 

Med hjälp av företagets resurser, t.ex. artiklar eller tjänster, kan vinstplanering genereras nästan automatiskt från projektets strukturplan. De förväntade intäkterna och vinstmarginalerna beräknas med hjälp av den traditionella metoden för beräkning av omkostnader med eller utan kalkylblad och tillägg för de olika prisgrupperna. Utifrån budgetplanen kan du 

  • beräkna projektofferter 
  • organisera din projektkontroll och 
  • fakturera projekt. 

Projektplanerare och projektkontrollanter behöver inte längre oroa sig för timpriser eller inköpspriser (ett undantag är dock specialinköpta eller externt producerade delar som kräver att man begär individuell prissättning utifrån projektet). Tack vare vår integrerade lösning kan din personal vidarebefordra förfrågningar direkt från projektet till inköpsavdelningen utan allt samordningsarbete som normalt skulle krävas. 

Process- och tidsplanering 

Förutom planeringen av kostnader och intäkter är en annan faktor för projektets framgång process- och tidsplanering. Det är här som de enskilda planeringsprocesserna härleds från projektstrukturen. Dessa processer används sedan som grund för att definiera de enskilda processtegen och hur lång tid de ska ta. Dessa delprocesser kan kopplas samman genom relationer till föregångare. På så sätt kan de kontrolleras och planeras om med begränsningar. Under tiden måste du bestämma om du ska schemalägga enligt tidigast eller senast - från startdatumet och framåt eller från slutdatumet bakåt. Fördefinierade milstolpar gör planeringshanteringen ännu effektivare. De uppgifter som erhålls används i slutändan för projektfakturering.

Resurs- och kapacitetsplanering 

Varje resurs har en viss kapacitet, beroende på den givna arbetstidsmodellen. Den tillgängliga kapaciteten utgör grunden för resursplaneringen. Huvudfrågan är följande: Vilken resurs planeras för vilket projekt, i vilken omfattning och under vilken tidsperiod? Det enda sättet att besvara denna fråga på ett korrekt sätt är att noggrant planera resurserna. Tänk dock på att den dagliga verksamheten fortsätter samtidigt som du arbetar med projektet. Glöm inte heller att räkna in frånvaro på grund av semester eller personalutbildning. Så den kapacitet som faktiskt är tillgänglig för projektarbete kan vara ganska mycket lägre.  

Med vår branschlösning för projektbaserad tillverkning kan du med en blick se om en anställd är överbelastad eller kan ta emot arbete. 

Planering och genomförande av projekt (Bildtext på tyska)

Projekt controlling 

Vill du veta vilka kostnader som hittills uppstått i ditt projekt och hur mycket som återstår av budgeten?  
Vad sägs om att få den informationen för varje enskild montering eller projektfas?  
- Det är inga problem.  

Med integrerad projektplanering bokförs alla kostnader direkt till projektet - oavsett om det handlar om arbetstimmar för projektgruppens medlemmar, inköpsfakturor eller resekostnadsrapporter. Så snart den är bokförd är informationen sedan tillgänglig för vidare analys. Din personal kan få tillgång till de senaste detaljerade siffrorna från vilken projektnivå som helst. Du får tidigt veta hur mycket kostnader du har haft och om budgeten kommer att räcka till, i förhållande till det övergripande projektet eller en specifik anläggning, montering och till och med för enskilda arbetspaket eller inköpta delar. Detta gör det möjligt för projektledarna att tidigt identifiera avvikelser, vidta lämpliga motåtgärder och ange felaktigheter i projektets statusrapport. 

Vill du veta mer? Hör av dig till mig:

Mari Forsberg
Senior Sales Consultant - Finance, Trade & Service

Dela

Kommentera